【精益生產咨詢】導讀

 

寫在前面

管理過程中，不少部門領導肯定遇到過類似的情況：

1，你認為十萬火急的事，到了其他部門主管口中，竟然成了“芝麻綠豆大的事”；

2，原本應該合作解決的問題，到了跨部門會議上，又淪為“各彈各的調”，找不到共識。

企業管理中，跨部門溝通不良的問題比比皆是。

每個人在工作中都不是形單影只的個體，都需要得到理解和支持，一項工作如果需要多部門配合往往會產生很多問題。

那么，在不同部門有不同立場的情況下：

怎樣才能把話說清楚？

把成果做出來？

有沒有好的方式能夠有效解決問題，達到快速執行呢?

·沃爾瑪公司總裁薩姆·沃爾頓說：“溝通是管理的濃縮”。

·通用電器公司總裁杰克·韋爾奇說：“管理就是溝通、溝通再溝通”。

·日本“經營之神”松下幸之助也曾言：企業管理過去是溝通， 現在是溝通， 未來還是溝通。”

其實，只要掌握以下跨部門溝通的10條基本原則，進行無障礙的跨部門溝通與協作，并非難事。

原則一：溝通前先做好準備

在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚。不要毫無準備就去，否則很可能得不到你想要的東西。

下面的幾個問題應該事先想清楚：

你希望對方幫你做什么事？

你認為他會要求你做什么？

如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案？

如果雙方沒共識，你會有什么后果？

對方又會有什么后果？

原則二：了解其它部門的語言

跨部門溝通不良，很多時候都是“語言不通”所引起。

舉例來說，營銷部人員平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。

同樣地，財務、生產、人資等部門，也有自己的語言與觀點。

因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”。

學會換位思考，試著站在對方的立場考慮：

“這么做，對業務部的業績有幫助嗎？”

“如果我是他，會接受這種做法嗎？”

“這個方法真的有用嗎？”

跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。

原則三：開誠布公是最好的對策

你面對的是必須長期共事的同事。

因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關系。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防御心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。

相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心防，他們會明白說出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問題。

誠信溝通有三個要素：

錯的不要解釋；

務必不要爭執，不打斷對方說話；

微笑再微笑。

頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。

因此，時不時地跟其他部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

原則四：不要害怕沖突

在跨部門會議上，每個主管為了維護自己部門的利益，難免會出現一些摩擦。

有些主管，尤其是新手主管，怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。

艾林哈特在《有效溝通》一書中點出：

“如果管理團隊在議題的討論上都沒有沖突，決策質量就會低落。”艾林哈特提醒，千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。

有時候，太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。

因此，艾林哈特建議經理人，態度要柔軟，但立場要堅定，“別太快或太輕易就順從認命。”

記住，你是部門主管，雖然你要和其他部門保持良好關系，但是，捍衛部門及部屬的權益，更是你責無旁貸的使命。

 

 

原則五：呈現事實，專注中心議題

 

 

 

讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當的臆測。

美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業評論》中為文指出：

事實（例如目前銷量、市占率、研發經費、競爭對手的行為等）可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。

在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑。但“事實就是事實”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。

因此，提出事實“可以創造一種強調議題，而非人身攻擊的氛圍。”

原則六：多提選項，保持彈性

當你進行跨部門協商時，不要執著在單一做法上，而是開發多元選項。例如一次提出3～5個方案，讓其它經理人有更大的選擇空間。

多元選項能讓選擇不再“非黑即白”。

經理人有較大的彈性調整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際沖突。

原則七：創造共同目標一起合作

無可諱言，各部門間一定同時存在合作與競爭關系。

部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調彼此的合作關系，競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在于擁有共同目標。

因此，盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標，然后一起努力，就算有爭執也沒關系。

就如蘋果計算機創辦人賈伯斯所言：

“如果每個人都要去舊金山，那么，花許多時間爭執走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去圣地亞哥，這樣的爭執就很浪費時間了。”

在跨部門溝通中，達成一致的目標需要弄清楚四個問題：

雙方的共同目標是什么？

有什么阻礙雙方合作？

創造共同目標的資源是什么？

合作的價值是什么？

原則八：尊重溝通對象的權力

每個經理人都是各自管轄范圍內最有權力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。

舉例來說，你們最新的網絡營銷計劃下周就要上路了，但是信息部門的網站建置還未完成。

這時，不要心急地馬上跑去找負責的工程師，你應該去找他的主管，進行協調，找出解決之道。

總之，跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關系，以免造成不必要的誤會。

原則九：善用幽默

幽默可以作為溝通時的緩沖劑，也可視為一種防御機制。

當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕松或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助于正面的溝通。

幽默使用法則的四條禁忌：

不談論對方家庭；

不以人身攻擊；

不涉及組織敏感話題；

幽默有度，點到即止。

原則十：確保溝通信息無誤

當你針對某件項目或議題，進行完跨部門溝通后，務必要回到自己部門，向部屬清楚傳達最新進度與訊息。

很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執行。因此，一定要確保所有信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。

為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個方法：

向對方重復溝通中的主要內容；

利用澄清的方式提出不明白的內容；

談論重點議題時盡量不要打斷對方講話。